Аудит кадровой документации

Оптимизируем бизнес-процессы и освободим ресурсы на решение ключевых задач компании

Аудит кадрового делопроизводства ー это профессиональный анализ и оценка всех кадровых документов и процессов в организации. С его помощью можно выявить и затем устранить все ошибки и слабые места в кадровых процессах, что поможет избежать целого ряда потенциальных рисков и проблем. В процессе аудита документы проверяют на соответствие законодательству и внутренним политикам компании, а также оценивают эффективность и корректность процессов кадрового делопроизводства.

Основные этапы кадрового аудита

Аудит кадровых документов специалисты проводят в несколько этапов:

• Сбор информации. Этот этап включает первичный отбор документов, связанных с управлением персоналом. Специалистам предстоит проверить наличие всех обязательных документов, а также проанализировать их на следующем этапе. Среди прочих, это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, увольнении, нарушениях, а также внутренние положения и инструкции по работе с персоналом.

• Анализ. На этом этапе проводится детальный анализ всех собранных документов и связанных с ними процессов на предмет соответствия законодательству РК, внутренним регламентирующим документам компании и принятым в ней стандартам управления персоналом. В ходе анализа могут выявляться различные расхождения или проблемы, требующие корректировки.

• Оценка. После анализа осуществляется оценка выявленных расхождений и проблем. Специалисты оценивают степень их серьезности и наличие потенциальных рисков для компании, связанных с выявленными ошибками.

• Разработка рекомендаций. На основе выявленных недостатков, ошибок и слабых мест разрабатываются рекомендации по улучшению кадровой документации и процессов делопроизводства. Эти рекомендации могут включать в себя предложения по изменению политик, процедур, форм документов или внедрению новых систем автоматизации.

Что входит в услугу аудита кадровой документации

Аудит может быть полным или частичным:

• Полный аудит: проводится по всем сотрудникам компании без исключения, охватывает весь объем кадровой документации и все связанные с ней бизнес-процессы. Результатом такого аудита станет максимально полная и достоверная информация о качестве текущей работы HR-департамента.

• Частичный аудит: в этом случае проверяются только самые важные документы и процессы, для чего проводится их локальная выборка. Такая проверка поможет обнаружить ключевые системные ошибки и нарушения законодательства в области кадрового делопроизводства и документации.

По результатам аудита мы можем предложить две опции:

• Восстановление кадровой документации, разработка процедур и политик для вашей компании.

• Подготовка и сопровождение при прохождении проверки со стороны надзорного органа.

Информация, которую руководство получает после проведения аудита, помогает принять решения о дальнейших шагах по улучшению кадровых процессов.

Помимо услуги внутреннего аудита кадровых документов организации, Unicon Outsourcing также предлагает аудит процессов кадровой службы, который позволяет оценить эффективность ведения кадрового документооборота и возможность сокращения затрат на этот участок работы.

Чем грозит неправильное ведение кадрового учета

Ошибки в ведении кадрового учета могут иметь серьезные последствия для компании.

Вот некоторые из потенциальных угроз:

• Юридические проблемы: неправильное ведение кадрового учета может привести к нарушениям законодательства в области трудовых отношений. Например, отсутствие обязательных внутренних документов, несоблюдение требований по оформлению трудовых договоров, учету отработанного времени, выплате заработной платы и других социальных выплат может привести к штрафам со стороны надзорных органов и трудовым спорам с сотрудниками, вплоть до судебных разбирательств.

• Финансовые потери: неправильный учет кадровых расходов может привести к убыткам для компании. Например, излишние или недополученные выплаты сотрудникам из-за ошибок в учете рабочего времени или неверного начисления заработной платы могут заметно сказаться- на финансовом здоровье организации, а в случае судебных исков компенсации и вовсе могут быть огромными.

• Репутационные риски: неправильное ведение кадрового учета может привести к потере доверия со стороны сотрудников и общественности. Если сотрудники почувствуют, что их права не защищены или заметят ошибки в начислении заработной платы, это может негативно отразиться на репутации компании как работодателя.

• Потеря эффективности и производительности: например, недостаточное внимание кадровым процессам может привести к задержкам в выплате заработной платы, не своевременному оформлению необходимых документов или недостаточной поддержке персонала, что в конечном итоге может негативно повлиять на работу всей компании.

В целом, неправильное ведение кадрового учета может привести к серьезным проблемам для компании как юридически, так и финансово, а также отрицательно сказаться на её репутации и эффективности работы. Своевременный аудит кадровой документации поможет избежать этих неприятностей.

Наши преимущества

• Опыт на международном рынке: мы умеем адаптировать документы и практики международных компаний к требованиям локального законодательства страны, в которой работаем. Наши специалисты подскажут оптимальные способы решить задачи бизнеса в Казахстане.

• Снижение рисков для организации: проведя аудит, мы выявим и исправим все ошибки до визита надзорных органов.

• Гарантия успеха: на нашем счету уже более 350 успешно выполненных проектов в сфере расчета зарплаты и кадрового администрирования.

Аудит кадрового документооборота ー важный современный инструмент, который помогает обеспечить соблюдение актуального законодательства в сфере трудового права, повысить эффективность работы с персоналом и снизить множество потенциальных рисков для компании.