Ведение кадрового учета обязательно для любой компании, где есть наемный персонал — этого требует трудовое законодательство Республики Казахстан. Учет необходим даже в том случае, если сотрудник всего один. В этой статье мы разберем, что такое кадровый учет, зачем он нужен, какие документы в него входят и как правильно организовать этот процесс.
Что такое кадровый учет
Кадровым учетом или кадровым делопроизводством называют всю «бумажную» работу, связанную с сотрудниками компании, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением сотрудников. Отпуска, больничные, командировки, кадровые перестановки — все кадровые процессы обязательно отражают в учете. Кроме того, есть и кадровая отчетность — сведения, которые в установленные сроки нужно передавать в контролирующие государственные органы.
Требования к ведению кадрового учета закреплены в Трудовом кодексе Республики Казахстан. Правильное ведение кадрового учета защищает права работодателя и работников, обеспечивает порядок и прозрачность в трудовых отношениях.
Кадровым учетом занимаются специалисты по кадрам (кадровики, как их часто называют для краткости). В небольших компаниях иногда нет отдельной кадровой службы, и тогда обязанности по кадровому учету берут на себя другие сотрудники — бухгалтер, HR-специалист, а иногда и сам владелец компании.
Зачем нужен кадровый учет
Кадровый учет — это не просто обязательная формальность. Он помогает компании:
-
Соблюдать трудовое законодательство и тем самым избежать штрафов со стороны контролирующих органов.
-
Снизить риски конфликтов и трудовых споров: когда трудовые отношения строго регламентированы и все обязательства выполняются, а кадровые операции четко фиксируются, спорных ситуаций почти не возникает.
-
Эффективно управлять персоналом: когда все данные систематизированы и учтены, легко избежать накладок — например, совпадения отпусков или нехватки кадров для выполнения определенных задач.
-
Планировать кадровые ресурсы: если четко отслеживать отслеживать количество, квали фикацию и загруженность сотрудников, проще выявлять потребность в новых сотрудниках или кадровых перестановках.
Какие документы нужны в кадровом учете
В кадровом учете есть как обязательные, так и дополнительные документы. Обязательный список регламентирует законодательство: если каких-то бумаг из этого списка в кадровом делопроизводстве не будет, компанию могут привлечь к ответственности.
Среди обязательных документов кадрового делопроизводства:
-
Трудовые договоры и доп.соглашения к ним
-
Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводах, отпусках, командировках и увольнениях
-
Трудовые книжки
-
Табели учета рабочего времени
-
График отпусков
-
Журналы регистрации трудовых договоров и приказов по кадрам
Перечень локальных актов компании, которые необходимы по закону РК. Вот основные из них:
-
Штатное расписание
-
Положение о персональных данных работников предприятия
-
Правила внутреннего трудового распорядка
-
Должностные инструкции
-
Положение об оплате труда и премировании
Кадровое делопроизводство — это большой объем документов, поэтому на предприятиях часто внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО) — например, на платформе 1С. Автоматизация рутинных кадровых операций помогает сэкономить время и человеческие ресурсы.
Когда и куда передавать кадровые данные
Ведение кадрового учета включает в себя передачу данных в государственные органы.
-
Единая система учета трудовых договоров (ЕСТУД). В нее нужно вносить сведения о сотруднике, его должности и квалификации, месте работы и дате подписания или расторжения трудового договора. Сведения передают каждый раз, когда компания заключает или расторгает трудовое соглашение или вносит в него изменения.
-
Центр занятости населения. Сюда работодатель должен направлять сведения об свободных рабочих местах в течение 5 дней с момента появления вакансии, а о предстоящем высвобождении работников (при сокращении штата, закрытии предприятия и т.д.) — за месяц.
-
МОВУ (местные органы военного управления). Работодатель должен не только вести воинский учет на предприятии, но и передавать сведения:
-
раз в месяц к 15 числу передавать перечень военнообязанных и призывников, которых приняли на работу или уволили за отчетный период;
-
раз в год до 15 февраля сообщать количество работающих в компании военнообязанных и призывников по состоянию на 1 января.
Что будет, если не вести кадровый учет
Отказ от ведения кадрового учета или его неправильное ведение может привести к серьезным последствиям, вплоть до остановки деятельности компании.
Государственные санкции. Контролирующие органы строго следят за соблюдением трудового законодательства. Нарушения выявляет инспектор Государственной инспекции труда (ГИТ) в ходе проверок, которые могут быть не только плановыми, но и неожиданными для работодателя: если кто-то пожалуется в ГИТ на работодателя, инспектор может в любой момент прийти с внеплановой проверкой.
Если проверка выявит нарушения в кадровом учете, компанию привлекут к административной ответственности с наложением штрафов вплоть до 5000 месячных расчетных показателей (МРП). В зависимости от тяжести нарушения последствия могут быть и более серьезными.
Например, вот что будет, если сотрудники работают без трудового договора:
“Допуск работодателем к работе лица без заключения трудового договора влечет штраф на должностных лиц в размере тридцати, на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере шестидесяти, на субъектов среднего предпринимательства — в размере восьмидесяти, на субъектов крупного предпринимательства — в размере ста пятидесяти месячных расчетных показателей”. |
При самых серьезных нарушениях (в том числе если кадровый учет не ведется вообще) ГИТ вправе приостановить деятельность компании до тех пор, пока нарушения не устранят.
Трудовые споры. Отсутствие необходимых документов затрудняет защиту интересов компании при конфликте с сотрудником. Трудовые споры могут возникнуть по поводу заработной платы, времени работы, условий труда или незаконного увольнения. При отсутствии документов, таких как трудовые договоры, приказов о приеме на работу или табелей учета рабочего времени, работодатель может оказаться в проигрышной позиции.
Например, если сотрудник подаст жалобу на незаконное увольнение, а трудовой договор отсутствует или неправильно оформлен, суд может встать на сторону работника. В этом случае работодатель может быть вынужден выплатить компенсации, восстановить сотрудника на работе и возместить ущерб за вынужденный прогул.
Проблемы с налоговыми органами. Если допускать ошибки в кадровых документах или вести неполный учет, это может привести к негативным последствиям со стороны налоговой.
Например, если в кадровых документах не отражены все сотрудники, это может вызвать расхождения между реальной заработной платой и данными, предоставляемыми в налоговую. В результате налоговые органы могут провести проверку и наложить штрафы за неуплату налогов, а также потребовать пересчета налоговых обязательств за несколько лет.
Репутационные риски. Нарушение трудового законодательства также может негативно сказаться на репутации компании. Ведение кадрового учета — это не только требование закона, но и показатель ответственности работодателя перед своими сотрудниками. Репутационные потери могут сказаться на привлечении квалифицированных кадров и отношении партнеров к компании.
Как организовать кадровый учет
Организация кадрового учета требует не только внимательности, но и знания законодательства. Вот основные шаги, которые помогут наладить кадровый учет в компании:
-
Создать кадровую службу. Если компания достаточно крупная, целесообразно создать кадровый отдел, который будет заниматься всеми вопросами учета персонала.
-
Оформить трудовые договоры. Согласно статье 23 Трудового кодекса РК работодатель обязан заключить трудовой договор с каждым сотрудником. В нем должны быть указаны должность, условия труда, размер заработной платы, режим работы и отпусков.
-
Создать локальные нормативные акты: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных работников предприятия, Положение об оплате труда и премировании и иные документы, которые касаются специфики вашей деятельности. Например, если компания занимается строительством, вам обязательно нужно разработать и утвердить политику по охране труда и технике безопасности.
-
Оформить приказы по кадрам. Любые изменения в трудовых отношениях должны быть оформлены приказами: прием на работу, увольнение, переводы на другую должность, предоставление отпусков. Эти приказы заносятся в кадровые журналы и организуется их хранение.
-
Разработать должностные инструкции. Это документ, который содержит всю информацию о каждой должности: права и обязанности сотрудника, требования к квалификации сотрудников, условия принятия на работу и другие сведения.
-
Внедрить специальное программное обеспечение. Современные программы для кадрового учета (например, 1С) позволяют автоматизировать многие процессы: от ведения кадрового учета до расчета отпускных и больничных. Такие системы позволяют хранить данные сотрудников, автоматически составлять отчеты и даже вести учет рабочего времени.
-
Проводить регулярные внутренние проверки и аудит. Это поможет избежать накопления ошибок в документации и сохранить кадровый учет в актуальном состоянии.
Однако не каждая компания имеет ресурсы для самостоятельной организации и правильного ведения кадрового учета. Если вам нужно организовать кадровый учет с нуля или наладить делопроизводство, в котором регулярно возникают ошибки и сбои, которые не удается исправить своими силами, на помощь может прийти кадровый аутсорсинг.
Преимущества передачи кадрового учета на аутсорсинг
Передача кадрового учета на аутсорсинг — это эффективное решение для бизнеса. Аутсорсинг кадрового учета имеет массу преимуществ, например:
-
Экономия ресурсов. Нет необходимости содержать в штате кадровых специалистов и инвестировать в программное обеспечение. Аутсорсинговая компания берет на себя все обязанности.
-
Экспертиза и профессионализм. Аутсорсинговые компании специализируются на ведении кадрового учета и знают все тонкости трудового законодательства. Это позволяет избежать ошибок и снизить риски.
-
Гибкость и масштабируемость. Услуги можно адаптировать под нужды компании: от ведения кадрового учета для малого бизнеса до полного сопровождения крупной организации.
-
Соблюдение сроков и законодательства. Специалисты аутсорсинговой компании строго следят за изменениями в законодательстве и соблюдают все сроки подачи документов.
Как выбрать подрядчика для аутсорсинга кадрового учета
Выбор надежного партнера для аутсорсинга кадрового учета — это важный шаг для компании. При выборе следует обратить внимание на следующие критерии:
-
Опыт работы и репутация. Оцените, как долго компания работает на рынке и какие отзывы о ее услугах оставляют клиенты.
-
Квалификация специалистов. Убедитесь, что сотрудники подрядчика имеют необходимые знания и опыт работы с кадровым учетом в Казахстане.
-
Технические решения. Важно, чтобы подрядчик использовал современные технологии для автоматизации кадрового учета.
-
Гибкость и прозрачность. Выбирайте компанию, которая может предложить гибкие условия сотрудничества и гарантирует прозрачность в оформлении договоров и отчетности.
Почему мы
Unicon Outsourcing предлагает полный и частичный аутсорсинг кадрового учета для компаний в Казахстане. Наши специалисты обладают глубоким знанием местного законодательства и многолетним опытом ведения кадровых процессов.
Мы поможем:
-
Организовать учет «с нуля» или оптимизировать существующие схемы работы
-
Разработать все необходимые локальные акты
-
Организовать кадровый документооборот
-
Обеспечить соблюдение трудового законодательства
-
Внедрить и настроить нужное программное обеспечение
-
Сформировать кадровую отчетность
Также предоставляем профессиональные консультации по сложным вопросам в сфере трудового права, оформления нестандартных документов и урегулирования сложных случаев трудовых отношений.
Передача кадрового учета на аутсорсинг в Unicon Outsourcing — это гарантия качества и уверенности в том, что кадровый учет всегда будут под надежным контролем.
Под редакцией
Зульфии Юпашевской,
Заместителя директора департамента по кадровым услугам Unicon Outsourcing