Что такое бухгалтерский аутсорсинг, зачем он нужен и кому подходит

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача ведения бухгалтерского учета компании внешним специалистам. Бухгалтерия требует от компании ощутимой затраты ресурсов, но при этом она не относится к профильным функциям бизнеса. Именно поэтому все больше организаций полностью или частично передают бухгалтерию внешним подрядчикам.

В этой статье мы разберем, зачем нужен бухгалтерский аутсорсинг, кому он подходит и как его использование может облегчить жизнь бизнесу, сохраняя при этом высокие стандарты финансового учета.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

При аутсорсинге бухгалтерии сторонняя организация берет на себя полное или частичное выполнение задач заказчика, связанных с бухучетом, отчетностью и налогами. Это может включать подготовку финансовой отчетности, расчет заработной платы, сдачу деклараций и выполнение других обязательных процедур.

Все задачи в рамках аутсорсинга выполняются силами подрядчика на его территории. Компания-заказчик при этом имеет доступ ко всем процессам и отчетности.

Внутренний бухгалтер vs аутсорсинговая компания: ключевые различия

Экспертиза и наличие узких специалистов. В случае сложных вопросов, связанных с законодательством или налогами, внутренняя бухгалтерия может быть ограничена в своих знаниях. Аутсорсинговая компания предлагает более глубокую экспертизу: у крупных подрядчиков работают профессионалы, специализирующиеся на разных аспектах бухгалтерии и налогообложения. Это снижает риск ошибок и неточностей.

Отсутствие рисков, связанных с простоями в работе. Штатный бухгалтер может взять больничный или отпуск, и его часто бывает некем заменить, особенно в небольших компаниях. Аутсорсинговая компания гарантирует бесперебойное выполнение всех задач благодаря обширному штату взаимозаменяемых специалистов.

Экономия средств. Штатная бухгалтерия — это затраты на содержание персонала, налоги, аренду офисов, закупку техники и программного обеспечения, оплату лицензий и так далее. В случае с аутсорсингом компания платит фиксированную сумму за конкретные услуги и не несет никаких дополнительных расходов.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

Помимо уже упомянутых экономии средств и доступа к экспертизе, бухгалтерский аутсорсинг дает бизнесу и другие преимущества:

  • Масштабируемость: в зависимости от потребностей вашего бизнеса можно легко увеличить или уменьшить объем услуг, которые оказывает подрядчик. При росте компании или изменении потребностей в бухгалтерии нет необходимости искать дополнительных специалистов или расширять штат — аутсорсинговая компания адаптируется под ваши запросы.

  • Снижение рисков и повышение качества: аутсорсинговые компании обычно страхуют свою профессиональную ответственность, что защищает клиентов от возможных убытков, связанных с ошибками в бухгалтерии. Если ошибся собственный бухгалтер — отвечает сама компания, если бухгалтер подрядчика — расходы покроет подрядчик. Кроме того, аутсорсеры используют современные системы автоматизации и строгие внутренние механизмы контроля качества, что сводит к минимуму риск человеческих ошибок.

  • Прозрачность и контроль: использование современных технологий позволяет предоставлять клиентам доступ к их финансовой информации в режиме реального времени. Это обеспечивает полную прозрачность операций и позволяет контролировать состояние бухгалтерского учета и финансовое положение компании.

Кому и зачем нужен бухгалтерский аутсорсинг

В зависимости от специфики, размера и стадии развития бизнеса, потребности и мотивация к аутсорсингу могут различаться. Однако главная цель остается общей для всех — повышение эффективности и снижение затрат.

Для малого и среднего бизнеса

У малого и среднего бизнеса часто не хватает ресурсов на полноценный внутренний бухгалтерский отдел. Таким компаниям аутсорсинг позволяет получить профессиональные услуги высокого уровня без необходимости содержать штат бухгалтеров, тратиться на обучение, налоги, социальные выплаты и оборудование. Компания получает доступ к квалифицированным бухгалтерским услугам, но по более низкой стоимости, чем содержание отдела.

Для стартапов и компаний в начале пути

Стартапы и молодые компании сосредоточены на росте и развитии, и бухгалтерия часто оказывается на втором плане. Аутсорсинг помогает таким организациям не отвлекаться от главных бизнес-задач и обеспечивать бухгалтерское обслуживание на должном уровне.

Еще один плюс аутсорсинга для таких компаний — это гибкость: можно увеличивать или уменьшать объем услуг в зависимости от текущих потребностей. Это особенно удобно для стартапов, которые могут быстро расти или, наоборот, переживать кризисы.

Для крупных организаций

Крупные компании также могут извлечь выгоду из передачи бухгалтерии на аутсорсинг, особенно когда речь идет о рутинных задачах, которые можно делегировать внешним специалистам. Аутсорсер автоматизирует учетные процессы и интегрирует бухгалтерию с внешними системами и сервисами. Это освобождает внутренние ресурсы для решения стратегических задач, позволяет сократить количество внутренних сотрудников и повысить точность и оперативность выполнения операций.

Для международных компаний

Международный бизнес сталкивается с особыми требованиями в сфере бухгалтерии и налогов, так как ему приходится учитывать законодательство сразу нескольких стран. В таких случаях аутсорсинговая компания может:

  • Вести бухгалтерию с учетом требований разных юрисдикций.

  • Готовить отчетность по международным стандартам (IFRS).

  • Консультировать по вопросам трансфертного ценообразования и международного налогообложения.

  • Взаимодействовать с международными аудиторами.

Аутсорсинг для международных компаний помогает избежать ошибок, связанных с различиями в законодательствах, и обеспечивает соответствие всем правовым нормам.

Таким образом, бухгалтерский аутсорсинг представлен в различных форматах, каждый из которых может быть адаптирован под нужды компании.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

В зависимости от масштаба бизнеса, объемов работы и задач, с которыми приходится сталкиваться, можно выделить несколько видов бухгалтерского аутсорсинга.

Полный бухгалтерский аутсорсинг

Что включает комплексный вариант аутсорсинга, при котором внешняя компания берет на себя все бухгалтерские функции:

  • Ведение бухгалтерского и налогового учета.

  • Ведение управленческого учета.

  • Подготовка и сдача всей отчетности в налоговые органы.

  • Расчет заработной платы.

  • Работа с первичной документацией.

  • Консультации по вопросам налогообложения и финансового учета.

Частичный бухгалтерский аутсорсинг

При частичном аутсорсинге компания передает на внешнее обслуживание только определенные задачи, а остальные функции выполняют внутренние сотрудники. Это подходит для организаций, которым нужно оптимизировать работу так, чтобы не раздувать штат, но при этом и не выводить бухгалтерию полностью из состава компании.

Какие участки можно передавать подрядчику по отдельности:

  • Расчет заработной платы.

  • Налоговый учет, подготовка и сдача налоговой отчетности.

  • Ведение учета по отдельным участкам или операциям — например, расчеты с поставщиками и покупателями, авансовые отчеты, валютные сделки или ведение кассовых операций.

  • Взаимодействие с государственными органами по вопросам налоговых проверок и аудитов.

Такой подход позволяет компании гибко распределять задачи между своими сотрудниками и внешними специалистами, сохраняя контроль над ключевыми операциями.

Консультирование

Бухгалтерский аутсорсинг в форме консультирования — это особый формат взаимодействия с аутсорсинговой компанией. Он заключается в предоставлении профессиональных консультаций по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения и финансовой отчетности.

В отличие от полного или частичного аутсорсинга, где компания передает ведение учета сторонним специалистам, консультирование направлено на поддержку собственного бухгалтерского отдела или руководства компании в спорных и сложных ситуациях.

Что включить в договор на бухгалтерский аутсорсинг

Заключение договора с аутсорсинговой компанией — важный этап, который задает рамки взаимодействия и распределяет ответственность. Чтобы сотрудничество было прозрачным и эффективным, нужно заранее обговорить ключевые моменты и зафиксировать их в документе.

Не будем перечислять все пункты договора, остановимся только на самых важных моментах, которые нельзя упускать.

Ответственность сторон

Важный аспект договора — распределение ответственности за возможные ошибки или просрочки в работе. Это помогает избежать конфликтов и недоразумений.

Аутсорсинговая компания может нести ответственность за:

  • Ошибки в отчетности или расчетах, ведущие к штрафам со стороны налоговых органов.

  • Нарушение сроков выполнения задач и сдачи отчетности.

  • Нарушение конфиденциальности данных.

Компания-клиент может нести ответственность за:

  • Отсутствие или несвоевременное предоставление документов, которые влияют на качество и своевременность работы.

  • Ошибки в данных, которые предоставили для учета.

Пункт о санкциях за невыполнение обязательств обеими сторонами должен быть прописан максимально точно.

Конфиденциальность и защита данных

Поскольку бухгалтерская информация компании строго конфиденциальна, важно включить в договор раздел о защите данных. Аутсорсер должен гарантировать, что передаваемая ему информация не будет использована или разглашена без согласия клиента.

Основные положения раздела:

  • Обязательство не разглашать информацию третьим лицам.

  • Меры по защите данных (использование защищенных систем, шифрование и т.д.).

  • Ответственность за утечку или потерю информации.

Это поможет защитить финансовые данные компании от несанкционированного доступа и неправомерного использования.

Грамотное составление договора на бухгалтерский аутсорсинг — это важный этап, который защищает обе стороны и гарантирует выполнение всех обязательств.

Как выбрать подрядчика для бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерия играет ключевую роль в финансовой стабильности, поэтому в этой сфере важно сотрудничать с проверенными и надежными партнерами. Чтобы не ошибиться, нужно учитывать несколько ключевых факторов при выборе аутсорсинговой компании и избегать типичных ошибок.

На что обратить внимание при выборе

1. Опыт работы на рынке и репутация

Это важнейшие показатели ее надежности и профессионализма. Компании с обширным и длительным опытом работы лучше адаптированы к изменяющимся законодательным требованиям и специфике различных отраслей.

  • Проверьте, сколько лет компания работает на рынке и с какими клиентами она сотрудничает.

  • Обратите внимание на опыт с компаниями вашей отрасли: это позволит аутсорсеру лучше понимать нужды вашего бизнеса.

  • Ознакомьтесь с кейсами и успешными проектами, которые демонстрируют профессионализм компании.

2. Профессиональная квалификация бухгалтеров

Качество предоставляемых услуг напрямую зависит от квалификации сотрудников. Важно убедиться, что специалисты аутсорсинговой компании обладают необходимым уровнем знаний и практического опыта.

  • Убедитесь, что бухгалтеры имеют соответствующее образование, сертификацию и регулярно проходят курсы повышения квалификации.

  • Узнайте, работают ли сотрудники с актуальными программами и системами бухгалтерского учета.

  • Проверьте, есть ли у компании эксперты по налоговому и трудовому праву.

3. Гарантии качества услуг

Документально зафиксированные гарантии позволяют клиенту получить компенсацию в случае ошибок или финансовых потерь по вине аутсорсера.

  • Спросите, предоставляет ли компания какие-либо гарантии качества, например, о точности отчетности или своевременности выполнения задач.

  • Обратите внимание на пункт договора, где оговариваются санкции за невыполнение обязательств и ошибки, которые влекут за собой штрафы.

4. Гибкость в предоставлении услуг

Каждый бизнес имеет свои особенности и требования, поэтому важно выбрать аутсорсера, который готов адаптироваться под нужды вашей компании.

  • Узнайте, предлагает ли компания возможность расширять или сокращать перечень услуг в зависимости от роста или сокращения бизнеса.

  • Обратите внимание, готов ли аутсорсер работать по нестандартным запросам или предоставлять индивидуальные решения.

  • Гибкость в тарифах также важна: спросите о возможности изменения условий в зависимости от изменений объемов работы.

Ошибки при выборе аутсорсера

Ожидание слишком низких цен

Слишком низкая стоимость услуг — это часто сигнал о невысоком качестве работы. Компании, которые демпингуют, могут использовать недостаточно квалифицированных специалистов, экономить на автоматизации или игнорировать важные требования законодательства.

Некачественное оказание услуг подрядчиком может привести к тому, что вам придется тратить дополнительное время и деньги на исправление ошибок.

Игнорирование отзывов и рекомендаций

Отзывы и рекомендации — это отличный способ понять, как аутсорсер ведет бизнес и насколько его услуги соответствуют заявленным стандартам. Игнорирование чужого опыта может привести к выбору ненадежной компании.

Изучите отзывы других клиентов. Запросите рекомендации у аутсорсера — надежные компании с готовностью поделятся информацией о предыдущих проектах. Можно также проверить репутацию компании на независимых платформах или специализированных форумах.

Ориентируясь на опыт и квалификацию аутсорсера, предоставляемые гарантии и гибкость услуг, можно найти надежного партнера.

Почему мы?

Unicon Outsourcing — лидер рынка аутсорсинга учетных функций, входит в ТОП-3 рейтинга RAEX с 2009 года. У нас за плечами более 700 успешных проектов в разных странах и более 400 квалифицированных сотрудников в штате.

Работа с Unicon Outsourcing:

  • Любой вариант сотрудничества: частичный и комплексный бухгалтерский аутсорсинг, консультации, аудит договоров;

  • Полная прозрачность: вы можете получить доступ ко всей бухгалтерии и отчетности в любое время суток и из любой точки мира;

  • Гарантии качества и страхование рисков: если на компанию наложат штраф из-за ошибки наших сотрудников, мы берем расходы на себя.

Unicon Outsourcing — это не просто бухгалтерская компания, это ваш долгосрочный партнер. Мы стремимся строить доверительные отношения с нашими клиентами, ставя их интересы на первое место. Взаимодействуя с нами, вы можете сосредоточиться на развитии бизнеса, оставив бухгалтерские заботы профессионалам.

Под редакцией
Александры Алиевой,
Бухгалтера-консультанта по расчету заработной платы в Unicon Outsourcing

  • Связаться с нами

    Оставьте обращение в форме ниже, и мы обязательно ответим вам

    Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных

    Обратите внимание: мы работаем только с компаниями на ОСНО. Наши решения не подходят ИП и компаниям на УСНО

  • Image
Закрыть
Оставить заявку
+7 771 754-07-33