Аутсорсинг – это формат построения рабочих отношений, при котором непрофильные бизнес-процессы, функции и операции компании передаются сторонним подрядчикам или организациям.
Другими словами, одна компания обращается к другой, чтобы та взяла на себя вопросы, которые фирма не может решить своими силами. Например, предприятию может быть не выгодно держать в штате бухгалтера или кадровика, тогда ведение бухучета или кадровое производство передаются на аутсорс.
В этом процессе участвуют три стороны:
-
Заказчик (клиент) – организация, которая делегирует те или иные задачи;
-
Исполнитель (провайдер) – аутсорсинговая компания, берущая на себя обязательства по решению этих задач и получающая оплату от заказчика;
-
Сотрудники – люди, которые непосредственно выполняют работу для клиента, но состоят в штате исполнителя и от него же получают заработную плату.
Отличие аутсорсинга от фриланса и аутстаффинга
Помимо аутсорсинга, существуют такие формы трудовых отношений, как фриланс и аутстаффинг. Разница между ними заключается в объеме выполняемых работ, сроках сотрудничества и распределении ответственности.
Фрилансеров нанимают для решения разовых задач или реализации конкретных проектов. Они не состоят в штате какой-либо компании, и, как правило, оформлены как индивидуальные предприниматели или самозанятые. С ними чаще всего заключается договор подряда или оказания услуг.
При аутсорсинге и аутстаффинге заказчик нанимает персонал, состоящий в штате сторонней организации. Однако если в первом случае цель заказчика – передать исполнителю те или иные бизнес-процессы, то при аутстаффинге – закрыть вакансию. То есть клиент получает сотрудника на конкретное место на долгий срок. Поэтому этот формат еще называют предоставлением труда работников.
Такие услуги оказывают частные агентства занятости, получившие соответствующую аккредитацию. Они предоставляют сотрудников для заказчика, и он сам определяет для них фронт работ и контролирует их выполнение. При аутсорсинге же клиент ставит задачи исполнителю, и работник отчитывается перед ним.
Каким компаниям нужен аутсорсинг?
Заказчиком аутсорсинговых услуг может быть компания любого масштаба и направленности:
-
Малый и средний бизнес. Многие непрофильные отделы, такие как бухгалтерия, IT, техническое обслуживание и т.д. необходимы для фирмы, но они не заняты в производстве и напрямую не влияют на получение доходов. Поэтому небольшим компаниям выгоднее передать эти задачи на аутсорсинг, оптимизировав таким образом расходы.
-
Крупные производственные компании. В больших корпорациях второстепенные процессы отнимают большое количество времени и сил. Подбор сотрудников для разных подразделений, их обучение, администрирование и другие подобные функции проще и дешевле поручить компетентным специалистам.
-
Стартапы – компании на стадии запуска. В самом начале деятельности нецелесообразно и рискованно нанимать весь штат сотрудников, закупать оборудование, не участвующее в процессе создания продукта. Намного более оправданным будет обращение к опытным подрядчикам.
-
Организации с неравномерной загрузкой персонала. Особенно это касается сезонного бизнеса, где периоды повышенного спроса чередуются с простоями. В этом случае к услугам провайдеров прибегают в высокий сезон, не переплачивая штатным работникам, которые не загружены работой в моменты затишья.
Таким образом, компании обращаются в аутсорсинговые фирмы, чтобы сконцентрироваться на своей основной деятельности, увеличить эффективность бизнес-процессов, улучшить качество обслуживания или получить профессиональную помощь.
Виды аутсорсинга
Заказчик может передать на аутсорсинг любые процессы, в зависимости от своих потребностей. Чаще всего это те операции, которые поддерживают деятельность организации, но не являются ключевыми.
Аутсорсинг подразделяется на несколько типов.
По объему услуг:
-
Полный аутсорсинг. Провайдер отвечает за всю функцию целиком. Например, полностью обеспечивает ведение бухгалтерии.
-
Выборочный. Сторонней компании передается только часть бизнес-процесса – не вся бухгалтерия целиком, а только начисление заработной платы.
-
Консалтинг. Фирма сама занимается всеми задачами, но консультируется со специалистами аутсорсинговой компании по тем или иным вопросам.
По организации исполнения:
-
Под каждую задачу нанимается исполнитель, и руководитель заказчика лично контролирует их работу;
-
В штате заказчика есть сотрудник, который занимается подбором подрядчиков, ставит перед ними задачи и проверяет качество исполнения;
-
Клиент заключает договор с провайдером и полностью передает ему весь контроль за процессами.
По направлениям:
-
Бухгалтерский. Один из наиболее популярных видов аутсорсинга. Сюда входит ведение бухучета, налоговая отчетность, авансовые отчеты, обработка первичной документации и т.д.
-
Юридический. Провайдер занимается подготовкой договоров, защищает интересы заказчика в суде, проверяют законность той или иной операции.
-
Маркетинговый. На аутсорс передаются вопросы рекламы и связей с общественностью, различные типы продвижения, фокус-группы и другие исследования рынка.
-
Административный. К нему относятся такие функции, как работа секретаря и ресепшен, колл-центр, курьерская служба.
-
Кадровый. Подбор и обучение сотрудников, кадровое делопроизводство и документооборот – оформление приказов о приеме и увольнении, ведение трудовых книжек, подготовка справок для сотрудников.
-
Производственный. Одно или несколько этапов производства передается подрядчику.
-
Логистический. Вопросы, связанные с перевозкой, хранением и выдачей товаров.
-
IT-аутсорсинг. Передача сторонней организации задач по обслуживанию IT-инфраструктуры компании. Это может быть как работа с офисным оборудованием, так и разработка ПО, техническая поддержка сайта, создание корпоративных сетей и т.д.
Как работает аутсорсинг
Организация аутсорсинга включает в себя несколько этапов.
Сначала заказчик определяет, какие именно функции и в каком объеме необходимо делегировать, каким должен быть ожидаемый результат и в какие сроки его нужно достичь. Для этого составляется техническое задание, в котором описываются все особенности передаваемого бизнес-процесса, критерии, по которым будет оцениваться качество работ, требования к исполнителю, бюджет.
Далее нужно выбрать провайдера. Это очень важный этап, от него зависит эффективность сотрудничества в целом. Главные критерии выбора - уровень профессионализма аутсорсера и его опыт.
После того, как будет достигнута договоренность, заключается договор. В нем должны быть четко указаны все условия: какие работы выполняет подрядчик, сроки оказания услуг, их стоимость, необходимые результаты, санкции за нарушения и т.д. Подробное изложение требований в контракте минимизирует возможные риски при сотрудничестве с аутсорсинговыми компаниями.
Затем исполнитель назначает менеджера, который отвечает за весь проект:
-
Общается с заказчиком, отвечает на его запросы;
-
Формирует команду, организовывает ее бесперебойную работу, находит замену сотрудникам в случае необходимости;
-
Ставит задачи работникам и контролирует качество их выполнения;
-
Своевременно решает возникающие проблемы;
-
Формирует отчеты для клиента.
Заказчик принимает работу, оценивает ее качество и оплачивает в соответствии с договором.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Преимущества делегирования бизнес-процессов:
-
Оптимизация расходов. Экономия достигается за счет того, что не нужно оплачивать отпуска и больничные сотрудникам, платить за них налоги, покупку дорогостоящего оборудования и программного обеспечения. Исполнитель самостоятельно обеспечивает свой персонал всеми ресурсами для работы. Заказчик же оплачивает только тот объем услуг, который ему необходим.
-
Независимость. Если штатный сотрудник увольняется, болеет или уходит в отпуск, руководителю нужно решить, кто будет выполнять его работу, возможно найти нового сотрудника или обучить действующего. На все это тратятся время, силы и средства. В случае аутсорсинга процесс не будет остановлен, провайдер предоставит вам работника даже в случае каких-либо форс-мажоров.
-
Возможности для гибкого масштабирования бизнеса. Компания может наращивать или сокращать объемы работ и производств в зависимости от своих текущих задач. Например, при выходе на новые рынки, аутсорсинг поможет быстро увеличить количество ресурсов, а в периоды пониженного спроса – сократить рабочие места без увольнения сотрудников.
-
Увеличение производительности. Передать узконаправленные задачи специалистам намного эффективнее, чем пытаться решать их самостоятельно. Если фирма занимается продажей мебели, нецелесообразно нанимать в штат IT-специалистов для того, чтобы обслуживать офисное оборудование. Аутсорсинговые компании же специализируются в конкретных областях и имеют опыт решения специфических задач, специализированное оборудование и квалифицированных специалистов.
-
Концентрация на основной деятельности. Ресурсы предприятия направлены на ключевые процессы, а второстепенные задачи можно делегировать сторонним специалистам.
Существуют и минусы такого формата сотрудничества:
-
Риск утечки информации. Так как к работе привлекаются третьи лица, это ведет к возможности распространения коммерческой тайны или других конфиденциальных данных.
-
Вероятность некачественного выполнения работы. Так как заказчик лично не контролирует весь процесс, он не может вовремя заметить ошибки.
-
Попадание в зависимость. Если у аутсорсера нет конкурентов, он может диктовать свои условия, снижать качество услуг, повышать цены и т.д.
Чтобы избежать этих рисков, необходимо тщательно выбирать провайдера, заключать соглашение о неразглашении, а в договор включать штрафы за нарушение сроков и ошибки в работе.
Как выбрать аутсорсинговую компанию
Чтобы защититься от недобросовестных подрядчиков, рекомендуется до начала сотрудничества проверить условия работы в компании, например, оформлены ли ее сотрудники официально, платятся ли за них налоги, какие у них условия работы.
Отзывы также играют большую роль. Лучше проверять их в нескольких источниках. Исключительно положительные оценки и восторженные описания должны насторожить. Обратитесь к своим партнерам или знакомым за рекомендациями. Также можно узнать об опыте сотрудничества с аутсорсинговой компанией у ее клиентов.
Заключая договор, необходимо включить туда подробное описание прав, обязанностей и ответственности всех сторон.
Почему мы?
Компания Unicon Outsourcing более 20 лет работает на рынке аутсорсинговых услуг. С 2009 года мы входим в ТОП-5 рейтинга RAEX. Наша специализация – бухгалтерский учет, расчет заработной платы, кадровое администрирование, поддержка приложений на базе 1С и сопровождение ERP-систем. Также мы предоставляем услуги IT-аутсорсинга, юридическую поддержку, помощь в регистрации компаний в Казахстане.
Наша команда обладает знаниями в области международных финансовых и бухгалтерских стандартов, налогового и трудового законодательства, поддержки ИТ-систем.
Unicon Outsourcing осуществляет контроль качества работ с помощью многоуровневой системы, которая позволяет избежать ошибок. Мы компенсируем штрафы, наложенные регулирующими органами в случае, если они вызваны ошибками наших сотрудников (это прописано в договоре оказания возмездных услуг). В случае некачественно выполненной работы, не повлекшей за собой каких-либо финансовых последствий, провайдер своими силами и за свой счет устраняет все ошибки, готовит новые документы, декларации и т.д.
Защита конфиденциальной информации заказчика обеспечивается IT-инфраструктурой нашей компании в соответствии с требованиями стандартов информационной безопасности ISO 27001. Все сотрудники при приеме на работу подписывают соглашение о неразглашении. Данные клиентов хранятся в единой системе, доступ к которой имеют только команды, работающие с заказчиком.
